Spracovanie dokumentov

Základným poslaním a zároveň úlohou archívov a registratúrnych stredísk je umožniť každému klientovi prístup k informáciám nachádzajúcich sa v dokumentoch. Aby správca registratúry mohol svoje poslanie naplniť, musí zabezpečiť odborné spracovanie a následné sprístupnenie dokumentov, ktoré má vo svojej správe.

Ide teda o  proces, počas ktorého sa menia skupiny dokumentov na systém informácií. Jeho cieľom je

• prevzatie,
• pretriedenie,
• systematické spracovanie
• a uloženie dokumentov

s rôznou lehotou uloženia do oddelení/pododdelení, ročníkov, vecných skupín a jeho evidencia v archivačnom software.

Štandardnou súčasťou spracovania záznamov našou spoločnosťou je vypracovanie preberacích protokolov - zoznamy uloženej registratúry.

V protokole je evidovaný každý šanón, zväzok, zakladač, obal a pod., označený poradovým číslom spolu s prideleným jedinečným identifikátorom, pričom sa eviduje aj niekoľko ďalších informácií, napr. vecný popis, skartačný znak, rok vzniku záznamu, rok plánovanej skartácie, odovzdávajúca osoba, útvar a dátum odovzdania, oddelenie, ai. Stupeň podrobného spísania obsahu si určuje sám klient.

Výsledný protokol spracovaných dokumentov Vám dáva informáciu o stave Vašej registratúry.